Dokumentation

Überblick

MailboxPilot ist ein Outlook-Add-in für Teams, die ihre Arbeit in Projekten organisieren. Es übernimmt drei Aufgaben: Es erkennt, zu welchem Projekt eine E-Mail gehört, kennzeichnet sie im Postfach, und sichert sie auf Wunsch als Datei in Ihrer Projektablage.

Wichtig für das Verständnis: Ihre E-Mails werden nicht in eine Cloud hochgeladen. MailboxPilot schreibt EML-Dateien und Anlagen in Ordner auf Ihren eigenen Laufwerken. Der Dienst im Hintergrund verwaltet ausschließlich Lizenzen, die Verbindung zu Microsoft 365 und – wenn Sie ihn nutzen – den KI-Schreibassistenten.

Einrichten

Das Add-in wird über eine Manifest-Datei zu Outlook hinzugefügt – eine ausführliche Anleitung je Outlook-Variante finden Sie auf der Einrichtungsseite. Für den Einzelplatz genügen vier Klicks, für ein ganzes Team verteilt die IT das Add-in über das Microsoft 365 Admin Center.

Nach dem ersten Öffnen führt Sie eine Checkliste durch drei Schritte: Projekt anlegen, Ordner verbinden, erste E-Mail ablegen. Über „Beispiel ansehen“ läuft dabei eine Demo mit echten Erkennungsregeln, ohne dass etwas geschrieben wird.

Projekte anlegen

Ein Projekt braucht mindestens eine Nummer und einen Namen. Alles Weitere verbessert die Erkennung:

Feld	Wirkung
Nummer	Wird im Betreff gesucht – das stärkste Erkennungsmerkmal. Formate wie 26-014, P2026-14 oder 2026.014 funktionieren gleichermaßen.
Name	Erscheint in Vorschlägen, Kategorien und im Projektbetreff.
Stichwörter	Begriffe, die typisch für dieses Projekt sind – etwa Gebäudeteile, Module, Ortsnamen oder Produktnamen.
Kontakte	E-Mail-Adressen von Beteiligten. Schreibt eine dieser Adressen, steigt die Trefferquote deutlich.
Domains	Ganze Firmendomains, wenn ein Unternehmen nur in einem Projekt mitwirkt.
Favorit	Markierte Projekte stehen in der Auswahlliste oben.

Projekte übertragen

Projekte werden in den Outlook-Einstellungen Ihres Postfachs gespeichert und stehen dadurch automatisch auf allen Geräten zur Verfügung, an denen Sie MailboxPilot mit demselben Konto nutzen. Die Ordnerberechtigungen sind davon ausgenommen – die vergibt jedes Gerät einmal selbst, weil ein Browser einem anderen Rechner keinen Zugriff auf dessen Laufwerke erteilen kann.

Ablageordner verbinden

Für jedes Projekt wählen Sie einen Zielordner: lokal, auf einem Netzlaufwerk oder in einem synchronisierten Cloud-Ordner (OneDrive, SharePoint-Sync, Dropbox). MailboxPilot fragt dabei einmalig die Berechtigung für genau diesen Ordner ab; Outlook merkt sich die Erlaubnis für dieses Gerät.

Innerhalb des Zielordners legt MailboxPilot auf Wunsch Unterordner nach Jahr und Monat an – das hält auch Projekte mit tausenden Nachrichten übersichtlich.

Projekterkennung

MailboxPilot bewertet jede geöffnete E-Mail und schlägt das wahrscheinlichste Projekt mit einer Trefferquote und einer Begründung vor. Die Bewertung stützt sich auf mehrere Quellen, in dieser Rangfolge:

1. Unterhaltung: Wurde eine frühere Nachricht desselben Verlaufs bereits zugeordnet, gilt dieselbe Zuordnung.
2. Projektnummer im Betreff: Das eindeutigste Merkmal.
3. Technische Kennzeichnung: Von MailboxPilot versendete Nachrichten tragen eine unsichtbare Markierung im Kopfbereich.
4. Stichwörter in Betreff und Text.
5. Kontakte und Domains der Beteiligten.

Die Trefferquote ist kein Prozentsatz im statistischen Sinn, sondern ein Maß für die Eindeutigkeit: Über 85 % gilt eine Zuordnung als sicher, darunter lohnt der prüfende Blick.

E-Mails ablegen

Es gibt vier Wege, eine Nachricht zu sichern:

Weg	Wann sinnvoll
Vorschlag bestätigen	Der Normalfall: Karte im Aufgabenbereich, ein Klick auf „Übernehmen“.
Schnellablage im Menüband	Ohne den Aufgabenbereich zu öffnen – ideal beim Durcharbeiten des Posteingangs.
Ganze Unterhaltung	Sichert alle Nachrichten eines Verlaufs auf einmal, etwa beim Projektabschluss.
Automatisch	Siehe Automatische Eingangsablage.

Gesichert wird die vollständige Nachricht als .eml-Datei – mit Kopfdaten, Text und regulären Anlagen. Eine EML-Datei lässt sich per Doppelklick in Outlook öffnen und ist ein offenes Format, das auch ohne MailboxPilot lesbar bleibt.

Duplikatschutz

MailboxPilot merkt sich, welche Nachrichten bereits abgelegt wurden, und erkennt Wiederholungen am eindeutigen Nachrichtenverlauf – nicht am Dateinamen. Eine zweimal empfangene oder erneut weitergeleitete Nachricht landet daher nicht doppelt im Ordner. Beim Ablegen einer bereits gesicherten Mail meldet MailboxPilot dies und fragt nach.

Benennungsvorlagen

Der Dateiname folgt einer Vorlage, die Sie in den Einstellungen frei zusammensetzen. Verfügbare Bausteine:

Baustein	Ergebnis
{datum}	Empfangsdatum, z. B. 260731
{zeit}	Uhrzeit, z. B. 0912
{betreff}	Betreff, bereinigt von Zeichen, die Dateisysteme nicht erlauben
{absender}	Name oder Adresse des Absenders
{projektnummer}	Nummer des zugeordneten Projekts
{kategorie}	Erkannte Inhaltskategorie
{richtung}	ein oder aus

Eine bewährte Vorlage ist {datum}_{zeit}_{kategorie}_{betreff}. Sie sortiert im Explorer chronologisch und macht den Inhalt auf einen Blick erkennbar. Zu lange Namen kürzt MailboxPilot automatisch, damit die Pfadlänge des Betriebssystems nicht überschritten wird.

Projektbetreff

Beim Verfassen einer Nachricht ergänzt MailboxPilot auf Wunsch einen Projektkopf im Betreff, etwa [26-014 Website-Relaunch]. Format und Position legen Sie fest; die Nummer allein, Nummer und Name oder ein eigenes Muster sind möglich.

Der Nutzen zeigt sich beim Empfänger: Antwortet die Gegenseite, trägt die Antwort den Kopf weiterhin – und MailboxPilot erkennt sie sofort wieder, ohne auf Stichwörter angewiesen zu sein. Der Kopf wird nie doppelt gesetzt, auch nicht bei mehrfachem Hin und Her.

Outlook-Kategorien

MailboxPilot setzt bis zu zwei Farbkategorien direkt an die Nachricht: eine für das Projekt und eine für die erkannte Inhaltskategorie. Beide erscheinen in Outlook überall dort, wo Kategorien nutzbar sind – in der Nachrichtenliste, in Suchordnern, in Regeln.

Die Projektkategorie steht dabei immer an erster Stelle, unmittelbar gefolgt von der Inhaltskategorie. Ihre eigenen, manuell vergebenen Kategorien bleiben erhalten und reihen sich dahinter ein.

Automatische Eingangsablage

Je Projekt lässt sich einschalten, dass eindeutig erkannte Nachrichten ohne Nachfrage abgelegt werden. Zwei Stellschrauben steuern das Verhalten:

• Aktivierung je Projekt – üblicherweise nur für Projekte mit klarer Nummernkonvention.
• Mindest-Trefferquote (50–99 %, Voreinstellung 85 %) – erst darüber greift die Automatik.

Jede automatische Ablage steht im Protokoll mit Zeitpunkt, Projekt und Begründung. Wurde etwas falsch einsortiert, ordnen Sie es dort mit einem Klick um; die Datei wandert mit.

Gesendete E-Mails

Damit auch Ihre eigenen Nachrichten in der Projektablage landen, verbinden Sie einmalig Ihr Microsoft-365-Konto. MailboxPilot prüft dann den Ordner „Gesendete Elemente“ auf gekennzeichnete Nachrichten und stellt sie zur Ablage bereit.

Der Vorteil gegenüber einer reinen Add-in-Lösung: Es funktioniert auch für Nachrichten, die Sie am Telefon oder in einem anderen Outlook-Client geschrieben haben – der Projektkopf im Betreff genügt.

Angefragt werden die Berechtigungen User.Read, Mail.ReadWrite, MailboxSettings.ReadWrite und offline_access. Die Verbindung lässt sich jederzeit in den Einstellungen trennen; das gespeicherte Token wird dabei gelöscht.

Ausschlüsse

Nicht jede E-Mail gehört in eine Projektablage. MailboxPilot erkennt Newsletter, Systemmeldungen und automatische Antworten an typischen technischen Merkmalen und lässt sie unbehelligt. Zusätzlich schließen Sie gezielt aus:

• Diese Nachricht – einmalig, etwa bei einer versehentlich zugeordneten Mail.
• Diese Unterhaltung – der ganze Verlauf bleibt künftig unberücksichtigt.
• Absender oder Domain – dauerhaft, für Newsletter-Verteiler oder interne Systeme.

Ausgeschlossene Nachrichten lassen sich jederzeit von Hand ablegen – der Ausschluss unterdrückt nur Vorschläge und Automatik, nicht Ihre Möglichkeiten.

Lernende Kategorien

Neben dem Projekt bestimmt MailboxPilot, worum es in einer Nachricht geht: Angebot, Freigabe, Rechnung, Protokoll oder eine von Ihnen angelegte Kategorie. Dafür arbeiten drei Verfahren zusammen – Ihre eigenen Erkennungsbegriffe, ein lernendes Modell und die Erinnerung an frühere Zuordnungen derselben Unterhaltung.

Das Lernen findet ausschließlich auf Ihrem Gerät statt. Es gibt kein zentrales Modell und keinen Austausch zwischen Nutzern. Zwei Wege füttern es: jede Korrektur über „Ändern“, und die Funktion „Aus Archiv lernen“, die Ihre bereits abgelegten Nachrichten einmalig auswertet.

KI-Schreibassistent

Der Assistent formuliert Entwürfe, überarbeitet vorhandenen Text oder schlägt Antworten vor. Er kennt den Projektbezug der Nachricht und schreibt in der Sprache, in der Sie ihn ansprechen.

• Schnellaktionen: Formeller, Freundlicher, Kürzen, Korrigieren, Deutsch ↔ Englisch.
• Freie Anweisung: „Bitte um Freigabe bis Freitag erinnern, höflich aber bestimmt“.
• Übernahme: an der Schreibmarke einfügen, den Entwurf ersetzen oder als Antwort öffnen.

Beim Ersetzen tauscht MailboxPilot ausschließlich den Entwurfstext aus – Signatur und zitierter Verlauf bleiben unangetastet. Grußformeln und Signaturblöcke erzeugt der Assistent bewusst nicht, weil Ihre Signatur bereits in der Nachricht steht.

Anders als die Kategorieerkennung arbeitet der Assistent nicht lokal: Der Nachrichtentext wird zur Texterzeugung an eine Azure-OpenAI-Instanz übertragen und dort nicht gespeichert. Der Aufruf erfolgt nur, wenn Sie ihn auslösen – Einzelheiten in der Datenschutzerklärung.

Lizenz & Testphase

Mit der ersten Nutzung startet eine einmalige, siebentägige Testphase mit vollem Funktionsumfang und unbegrenzt vielen Projekten. Danach bleibt MailboxPilot dauerhaft kostenlos für ein frei wählbares Projekt nutzbar; Professional schaltet die Begrenzung auf.

Der Kauf läuft über Stripe. Nach dem Kauf erhalten Sie einen Lizenzcode, den Sie in den Einstellungen eintragen – dieselbe Lizenz gilt für alle Ihre Geräte. Bereits abgelegte E-Mails bleiben in jedem Fall erhalten; sie liegen als gewöhnliche Dateien in Ihren Ordnern und sind nicht an die Lizenz gebunden.

Sprache

Die Oberfläche ist vollständig zweisprachig und richtet sich nach Ihrer Outlook-Anzeigesprache: Deutsch für alle deutschsprachigen Gebietsschemata, Englisch für alle übrigen. Eine gesonderte Einstellung gibt es bewusst nicht – MailboxPilot folgt der Umgebung, in der Sie ohnehin arbeiten.

Daten & Datenschutz

Daten	Wo sie liegen
Projekte, Einstellungen, Betreffsformat	In den Outlook-Einstellungen Ihres Postfachs (geräteübergreifend)
Ordnerberechtigungen	Lokal im Browserspeicher des jeweiligen Geräts
Lernmodell der Kategorien	Lokal auf dem jeweiligen Gerät
Abgelegte E-Mails und Anlagen	In Ihren eigenen Ordnern
Lizenz- und Testphasendaten	Im MailboxPilot-Dienst (Postfachadresse nur als Hashwert)
Warteschlange gesendeter Nachrichten	Im MailboxPilot-Dienst, Löschung spätestens nach 30 Tagen

Vollständige Angaben zu Verantwortlichem, Rechtsgrundlagen, Empfängern und Betroffenenrechten stehen in der Datenschutzerklärung.

Fehlerbehebung

Das Add-in erscheint nicht im Menüband

Outlook einmal vollständig neu starten. Erscheint es weiterhin nicht, prüfen Sie unter „Meine Add-Ins“, ob MailboxPilot dort gelistet ist. Bei zentraler Verteilung kann die Bereitstellung an alle Postfächer bis zu sechs Stunden dauern.

Der Ablageordner ist nicht erreichbar

Meist ist ein Netzlaufwerk getrennt oder die einmalig erteilte Berechtigung abgelaufen. Verbinden Sie den Ordner in den Projekteinstellungen neu; bestehende Dateien bleiben unberührt.

Gesendete Nachrichten tauchen nicht auf

Prüfen Sie im Reiter „Ausgang“ den Verbindungsstatus zu Microsoft 365. Nach einem Kennwortwechsel oder einer geänderten Sicherheitsrichtlinie muss die Verbindung neu hergestellt werden.

Die Erkennung liegt häufig daneben

Meist liegt es an zu allgemeinen Stichwörtern. Schärfen Sie sie auf projektspezifische Begriffe, tragen Sie die wichtigsten Kontakte ein und nutzen Sie den Projektbetreff – er macht Antworten praktisch fehlerfrei zuordenbar.

Etwas anderes stimmt nicht

Der Support nennt, welche Angaben eine Fehlermeldung brauchbar machen. Senden Sie dabei bitte keine vertraulichen E-Mail-Inhalte mit.