MailboxPilotJede E-Mail beim richtigen Projekt. Automatisch erkannt, mit einem Klick abgelegt.
MailboxPilot erkennt das Projekt an Nummer, Stichwörtern und Absendern, ergänzt den Projektbetreff und sichert die Nachricht als EML-Datei in Ihrer Projektablage – samt Anlagen, Farbkategorien und nachvollziehbarer Benennung.
Für Agenturen, Ingenieur- und Planungsbüros, Kanzleien, IT- und Bauprojekte. Läuft in Outlook für Windows, im neuen Outlook und im Browser.
Funktionsumfang
Was MailboxPilot übernimmt
Sieben Handgriffe, die in Projektpostfächern täglich Zeit kosten – sortiert nach dem Moment, in dem MailboxPilot eingreift.
Nummer im Betreff, Stichwörter, bekannte Kontakte und Domains – MailboxPilot schlägt das Projekt mit Trefferquote und Begründung vor und merkt sich Unterhaltungen.
Beim Verfassen ergänzt MailboxPilot den Projektkopf – z. B. [26-014 Website-Relaunch] – nach Ihren Regeln, auch bei Antworten und Weiterleitungen.
E-Mail oder ganze Unterhaltung als EML samt Anlagen im Projektordner sichern – mit Benennung nach Vorlage, z. B. 260731_0912_Freigabe_Designentwurf.eml.
Auf Wunsch legt MailboxPilot eindeutige Treffer selbstständig ab – je Projekt aktivierbar, mit einstellbarer Mindest-Trefferquote und Protokoll.
Gesendete E-Mails werden über Ihr Microsoft-Konto erkannt und dem Projektordner zugeordnet – auch, wenn sie unterwegs am Handy geschrieben wurden.
Projekt- und Inhaltskategorie direkt an der Mail, Projekt immer an erster Stelle – für Sortierung und Suche in ganz Outlook.
Newsletter und Systemmails erkennt MailboxPilot an typischen Merkmalen und lässt sie in Ruhe; einzelne Absender, Domains oder Unterhaltungen schließen Sie gezielt aus.
Einrichtung
In drei Schritten einsatzbereit
Keine Server, keine IT-Projekte: Add-in installieren, loslegen. Eine geführte Checkliste und eine interaktive Demo begleiten den Start.
Projekt anlegen
Projektnummer und Name genügen. Stichwörter, Kontakte und Domains schärfen die Erkennung.
Ablageordner verbinden
Je Projekt einen Ordner auf Ihrem Laufwerk wählen – lokal oder im Firmennetz.
Ablegen
Vorschlag bestätigen oder Schnellablage im Menüband nutzen. Duplikate erkennt MailboxPilot von selbst.
Künstliche Intelligenz
KI, die Ihnen gehört – nicht umgekehrt
Zwei getrennte Bausteine, klar gekennzeichnet: Die Erkennung lernt lokal auf Ihrem Gerät. Der Schreibassistent nutzt die Cloud – nur wenn Sie ihn aufrufen.
Lernende Kategorien
MailboxPilot ordnet E-Mails Kategorien wie Angebot, Freigabe, Rechnung oder Protokoll zu – und lernt aus Ihren Korrekturen und Ihrem Archiv. Eigene Kategorien inklusive.
- Eigene Erkennungsbegriffe je Kategorie
- Korrektur mit einem Klick, Wirkung sofort
- Kein Cloud-Konto nötig, nichts verlässt das Gerät
KI-Schreibassistent
Entwürfe formulieren, überarbeiten, kürzen, übersetzen oder Antworten vorschlagen lassen – mit Projektbezug und ohne erfundene Zusagen oder Termine.
- Schnellaktionen: Formeller · Freundlicher · Kürzen · Korrigieren · DE ↔ EN
- Ersetzt nur den Entwurf – Signatur und Verlauf bleiben
- Kein Text geht ungesehen raus
Im Vergleich
Warum nicht einfach weitermachen wie bisher?
Die meisten Teams wählen zwischen drei Wegen: von Hand ablegen, ein Dokumentenmanagement anbinden oder alles in eine Cloud archivieren. Hier steht, wo MailboxPilot dazwischen passt – und wo nicht.
| MailboxPilot | Ablage von Hand | DMS-Anbindung | Cloud-Archivierung | |
|---|---|---|---|---|
| Einrichtung | 2 Minuten, kein Server, keine Schulung | entfällt | IT-Projekt mit Server, Rollen und Einweisung | Konto und Postfachanbindung |
| Wo die E-Mails liegen | In Ihren Ordnern, als offenes EML | In Ihren Ordnern | Im System des Anbieters, Export nötig | Beim Anbieter |
| Projektzuordnung | Automatisch erkannt, mit Trefferquote und Begründung | Sie erinnern sich | Meist Ordnerauswahl von Hand | Meist gar keine |
| Aufwand je E-Mail | Ein Klick – oder gar keiner | Speichern, benennen, einsortieren | Mehrere Klicks samt Metadaten | entfällt, dafür ohne Struktur |
| Selbst gesendete E-Mails | Auch vom Handy, über Microsoft 365 | nur von Hand | je nach Produkt | meist enthalten |
| Ohne das Produkt weiter nutzbar | Ja – Dateien und Outlook-Kategorien bleiben | Ja | Nein, ohne Export | Nein |
| KI beim Schreiben | Enthalten, nur auf Abruf | – | selten | selten |
| Revisionssichere Langzeitarchivierung | Nein – dafür ist ein DMS das richtige Werkzeug | Nein | Ja | teilweise |
Die Spalten beschreiben übliche Eigenschaften der jeweiligen Gattung, keine bestimmten Produkte – Funktionsumfang und Preise einzelner Anbieter ändern sich laufend.
Eine Erkennung, die sich erklärt
MailboxPilot nennt zu jedem Vorschlag die Trefferquote und den Grund – „Projektnummer im Betreff“, „Absender gehört zum Projekt“. Sie sehen, warum etwas vorgeschlagen wird, statt einer Blackbox vertrauen zu müssen.
Korrekturen wirken sofort und bleiben erhalten: Was Sie von Hand ändern, überschreibt die Automatik nicht wieder.
Ihre Ablage bleibt Ihre
Gespeichert wird als EML – ein offenes Format, das jedes Mailprogramm öffnet – in Ordnern, die Sie bestimmen. Kein Upload, keine Datenbank, kein Anbieterschloss.
Der ehrliche Test: Entfernen Sie MailboxPilot morgen, bleibt Ihre gesamte Projektablage vollständig lesbar. Sogar die Farbkategorien in Outlook bleiben bestehen.
Auch das, was Sie selbst schreiben
Die meisten Ablagelösungen kümmern sich um den Posteingang. Der halbe Projektverlauf besteht aber aus Ihren eigenen Antworten – oft unterwegs am Telefon geschrieben.
MailboxPilot erkennt gesendete Nachrichten über Ihr Microsoft-365-Konto und ordnet sie zu, ganz gleich auf welchem Gerät sie entstanden sind.
Kein IT-Projekt
Keine Serverinstallation, keine Datenbank, keine Migration, keine Schulung. Ein Manifest in Outlook einbinden, ein Projekt anlegen, loslegen – für das ganze Team optional zentral über das Admin Center.
Damit rechnet sich MailboxPilot auch für ein Büro mit fünf Personen, für das ein Dokumentenmanagement nie infrage käme.
Preise
Erst testen, dann entscheiden
7 Tage voller Funktionsumfang mit unbegrenzt vielen Projekten. Danach wählen Sie – ganz ohne Datenverlust: Ihre Ablage liegt ohnehin bei Ihnen.
Kostenlos
Für den Einstieg und Einzelprojekte
- 1 frei wählbares Projekt
- Alle Ablage- und Erkennungsfunktionen
- Lokales Lernen inklusive
Professional
Für Teams mit mehreren laufenden Projekten
- Unbegrenzt viele Projekte
- Lizenz für alle Ihre Geräte
- Kauf und Verwaltung über Stripe
FAQ
Häufige Fragen
Wo liegen meine E-Mails und Dateien?
Auf Ihren eigenen Laufwerken – lokal oder im Firmennetz. MailboxPilot schreibt EML-Dateien und Anlagen in die Ordner, die Sie je Projekt festlegen. Es gibt keinen Datei-Upload in eine MailboxPilot-Cloud.
In welchen Outlook-Versionen funktioniert MailboxPilot?
Im klassischen Outlook für Windows, im neuen Outlook und in Outlook im Browser. Auf dem Mac steht die direkte Ordnerablage technisch nicht zur Verfügung; dort liefert MailboxPilot die Ablage als ZIP-Download.
Brauche ich meine IT-Abteilung für die Installation?
Für den Einzelplatz nicht – das Add-in wird über eine Manifest-Datei in Outlook eingebunden. Für Teams verteilt Ihre IT das Add-in zentral über das Microsoft 365 Admin Center an alle Postfächer.
Was passiert nach der Testphase?
Alle Funktionen bleiben für ein frei wählbares Projekt kostenlos nutzbar. Ihre bisherige Ablage bleibt vollständig erhalten. Mit Professional schalten Sie unbegrenzt viele Projekte frei.
Wie hält es MailboxPilot mit dem Datenschutz?
Die Projekterkennung und das Kategorien-Lernen laufen lokal auf Ihrem Gerät. Der optionale Schreibassistent überträgt den E-Mail-Inhalt zur Texterzeugung an eine Azure-OpenAI-Instanz in der EU und speichert nichts. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Für welche Branchen eignet sich MailboxPilot?
Für alle, die ihre Arbeit in Projekten organisieren: Agenturen, Ingenieur- und Planungsbüros, Kanzleien, Beratungen, IT- und Bauprojekte. MailboxPilot kennt nur Projekte mit Nummer, Namen, Stichwörtern und einem Ablageordner – welche Art von Projekt dahintersteckt, ist ihm gleich.
Kann ich MailboxPilot in meiner Sprache nutzen?
Die Oberfläche ist vollständig zweisprachig und folgt Ihrer Outlook-Anzeigesprache: Deutsch für alle deutschsprachigen Gebietsschemata, Englisch für alle übrigen.
Schluss mit der Suche im Postfach
Testen Sie MailboxPilot 7 Tage mit vollem Funktionsumfang – und behalten Sie danach in jedem Fall eine saubere Projektablage.
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